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導入事例

電機メーカー太陽光発電事業部 様

会社概要

事業内容 住宅用・産業用太陽光発電システム生産販売

導入の目的

産業用太陽光発電システム引き合い案件の情報共有。

FullWEBを選択した理由

従来、案件情報は、Excelファイルを印刷し紙を回付していた。また、進捗情報などはサーバーのExcelファイルで共有・管理していたが、更新内容も多く担当者もさまざまで、管理が複雑で行き届いていなかった。

ドキュメント情報管理システムFullWEBは操作も容易で、Excel文書の属性取り込み・自動メール通知・承認ワークフローなど、パッケージ部分だけでも多彩な連携機能があり、情報共有システムとして有効であると判断した。

ポイントは以下であった。

  • 案件情報をリアルタイムに、全部門で情報共有できる。
  • 自動メール通知とワークフロー連携で実業務に則した運用がすぐできる。
  • 案件ごとに基本となるフォルダー構成を自動生成するようにカスタマイズができた。

システム概要図

営業がFullWEBに引合連絡書を登録すると一斉に企画、設計、機器、プロジェクト、資材、積算、品質、メンテナンス部門にメール通知され、ワークフロー上で承認を取りながら該非判定情報や、設計図面・機器図面、調達機器納期・原価計算情報、品質情報、メンテナンス情報を登録

案件毎の基本となるフォルダー構成自動生成機能や、案件情報の会議用資料作成機能などのカスタマイズを実施。

  1. 営業が引合連絡書をFullWEBに登録。
  2. 案件が登録された事をメールで一斉通知。案件名、着工日、竣工日、詳細情報などを全部門で共有。
  3. 引合連絡書に対し各部門はワークフローで自部内の承認を取りながら、担当情報をリアルタイムに入力。

導入効果

従来から使用していたExcelの引合連絡書をそのまま使って、FullWEBに登録するだけで案件情報のデータベース化ができ、その情報を活用して関連部門へ案件情報の自動連絡や、各部門の進捗状況を共有できるようになった。

また、FullWEBからの情報をもとに、従来のフォーマットで会議資料が自動生成できるので、業務を殆ど変えずに業務改善ができた。

今後は海外案件等への展開も予定している。

2016年2月発行

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