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導入事例

独立行政法人国立高等専門学校機構
佐世保工業高等専門学校 様

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背景

学生寮において帰省や外泊、欠食などの届出を紙媒体で運用しており、申請履歴の確認や照会処理、申請書の紛失などの課題がありました。また、欠食申請ルールでは実際の喫食数の状況把握も困難でした。

効果

WEBシステム化によりスマホなどの各種端末から申請や照会ができ、また検索や集計などの業務効率が向上しました。保護者と連携するシステムなので離れて暮らす子供との情報共有にも役立っています。

事例詳細

安心・安全な学寮運営の実現と申請業務のシンプル化に「寮内申請システム」が活躍中。

独立行政法人国立高等専門学校機構 佐世保工業高等専門学校様の学生寮(西雲寮)は、学校生活への適応を促進するとともに、共同生活を営むことにより、友情、互助、寛容等の精神を養い、将来すぐれた社会の形成者たるべき資質を涵養(かんよう)することを目的とされています。毎年約400名前後の学生が過ごす寮生活では、帰省や外泊、外出、さらに欠食などは申請制です。学生はいつでもどこからでもスマートフォンやパソコンで「寮内申請システム」にログインし、申請することができます。寮生が申請すると保護者に通知メールが送られ、保護者承認のもと帰省や外泊ができる運用は、様々なトラブル回避にも役立ち、寮生の動向が把握でき保護者に安心感を提供しています。また、寮生はシステム上で申請照会ができることで、申請漏れ等を未然に防ぐこともできます。寮生を管轄する主事室の教職員は、「寮内申請システム」で、寮生ごとの申請状況の検索・確認や、申請項目ごとの人数確認・集計・保存が容易で、効率よく申請処理業務に対応されています。「寮内申請システム」は、各種申請手続きをスムーズにするとともに、寮生活の安心・安全な学寮運営に貢献しています。

写真:寮生は時間や場所に縛られることなく、スマートフォンからシステムにログインし、各種申請や申請照会が可能。

導入時、特にご評価頂いたポイント

  • 寮生の申請手続きの負担を軽減し、申請処理業務の効率アップが図れる申請システムの電子化(WEB化)。
  • 多大な初期設備投資やサーバーの運営管理が不要なクラウド型サービスによるシステム構築。

システム概要図

寮生、教職員、食堂業者、保護者がパソコンやスマートフォンで申請・承認・却下・照会などの業務が行えます

サンプル画面

写真;従来利用していた各種申請届用紙
(4連式の為、同項目を複数個所に記入。承認後は切り取り、各項目毎に管理)

画面:「寮内申請システム」
教職員向け申請照会画面(サンプル画面)

画面:「寮内申請システム」寮生申請画面(サンプル)

画面:「寮内申請システム」 寮生照会画面(サンプル)

導入のきっかけ

寮生・教職員・食堂業者の負担軽減のために寮生活における各種申請の電子化(WEB化)を検討。

写真:<寮食堂>欠食申請状況を画面で確認

独立行政法人国立高等専門学校機構 佐世保工業高等専門学校様の西雲寮では、帰省や外泊、欠食申請などは紙媒体で申請し、決められた日時に提出された申請届を寮生会(寮生の自治会)が記入漏れ等の確認をしたうえで、教職員が承認するという運用で、教職員だけでなく寮生にも大きな負担がかかっていました。また、申請後の履歴の確認や照会処理、申請書の紛失などの課題がありました。一方、現状の欠食申請ルールでは実際の喫食数の状況把握が難しく、食材の廃棄ロスが出てしまうこともありました。これらの課題を抜本的に改善するために、各種申請の電子化(WEB化)を検討し、「寮内申請システム」の導入を決定。システム構築などに多大な初期設備投資が不要で、サーバーのトラブル等に対応する管理コストや運用負担を大幅に削減できるクラウド型のサービスを採用されました。

導入後の感想

利便性の高い申請システムは、寮生や保護者の満足度も高く、業務効率も向上。

写真:寮務主事室
坂口准教授

写真:寮務主事室
中島教授

寮務主事室 主事補 坂口准教授は、「時間や場所に縛られずスマホから申請や照会ができる『寮内申請システム』は利便性が高く、寮生から大変好評です。また、申請処理に要した時間が従来に比べて約60%と大幅に削減できたうえ、データ化することにより検索や集計などの業務効率が格段に向上。さらに、ペーパーレス化や保管スペースの削減などの効果も期待できます。」とおっしゃっています。同室の主事 中島教授は、「保護者が連携する(事前承認)システムは、帰省時のトラブルの防止や、離れて住む子供と親との情報共有や話題づくりにも役立っているようです。」とシステム導入による様々な効果を実感されています。

今後の展開予定

寮生活の安全・安心と経済性を追求し、既存システムと連携させた新たなIT化の導入を検討。

写真:<寮内事務室>
寮生の申請内容を画面で確認

今後は、保護者が「寮内申請システム」をより簡単に利用できる運用とするためシステムの機能拡張を目指されています。また、本システムと個人認証用ICカード(サービスID情報管理システム Meeno)を連携させることで、寮食堂での喫食実績による欠食分の返金システムと廃棄ロスの低減、緊急時にリアルタイムで在寮者の安否確認に役立つ入出寮管理など、ITを駆使して寮生がより安心して過ごせる寮体制の構築を計画されています。

プロフィール

写真:佐世保工業高等専門学校
所在地:長崎県佐世保市
写真:学生寮(西雲寮)

独立行政法人国立高等専門学校機構 佐世保工業高等専門学校様は、1962年に九州地区に最初に設立された歴史と伝統ある高等専門学校です。機械工学科・電気電子工学科・電子制御工学科・物質工学科の本科、さらに専攻科(複合工学専攻)を設置。早期から専門知識に触れ、実験・実習・実技などの体験的学習を通して実践的な知識と技術を修得させ、科学技術創造立国としての我が国を担う技術者の養成を目指されてい ます。

ホームページ(http://www.sasebo.ac.jp/snct/新しいウィンドウで開きます

2018年9月発行

導入製品

寮内申請システム

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