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導入事例

ダイキン工業株式会社 様

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背景

本部はISO関連文書の提出期限までの回収や記載ミスなどのフォロー業務の負荷が大きく、拠点は、いつ・何をしなければならないのかを常に把握して対応することが困難でした。

効果

ドキュメント管理システムFullWEBの導入で、本部は拠点の取り組み状況をリアルタイムに把握ができ、拠点は書類の閲覧・検索機能により他拠点の取り組みや過去の情報などを参考にしながら、業務の質を向上できました。

事例詳細

ドキュメント情報管理システムで、ISOの記録を一括管理と見える化。ペーパーレスと業務の効率化を実現。

画面:「ISO集約WEB SYSTEM」
(トップ画面)

ダイキン工業株式会社様は、顧客に提供する製品・サービスの品質を継続的に向上させていくことを目的とした品質マネジメントシステムの規格(ISO9001)、さらにサステナビリティ(持続可能性)の考えのもと、環境リスクの低減および環境への貢献を目指す環境マネジメントシステムの規格(ISO14000)の認証を取得されています。ISOの取り組みにあたっては、WEB版ドキュメント情報管理システム「FullWEB」を導入し、社内名称「ISO集約WEB SYSTEM」として利用されています。サービス本部 企画部では、ISO該当全拠点の関連記録をデータとして「ISO集約WEB SYSTEM」で一括管理し、拠点の取り組みをリアルタイムに確認。拠点は取組状況が色分け表示される画面や自動配信されるフォローメールで内容や期限を容易に把握するなど、本部と拠点の双方が文書処理業務の効率化を実現されています。「早さ・確かさ・親切さ」を部門のポリシーとされるサービス本部は、現場とベクトルを合わせて顧客第一視点で品質目標を目指す取り組み、また、環境パフォーマンスに影響を与える作業や順守義務を満たす能力に影響を与える作業等の取り組みに、 WEB版ドキュメント情報管理システム「FullWEB」を活用されています。

サンプル画面:「ISO集約WEB SYSTEM」(拠点側の画面)

写真:拠点側の画面を操作

書類毎に状況が色分けされ、事務局(本部)のコメントや注意事項を記載。

<色分け区分>
  • 灰色…未(提出必要な文書で、未提出状態)
  • ピンク…修正依頼(提出したが本部からの修正依頼有り)
  • 赤…期限切れ(提出期限が過ぎている)

導入時、特にご評価頂いたポイント

  • 書類提出期限の1週間前・3日前など書類毎に推進担当者へ「FullWEB」からの督促メールの自動配信。
  • 電子承認システムと連携し、進捗状況が一覧で把握できる「FullWEB」の画面構成とペーパレス化の促進。

システム概要図

サービス本部と拠点は社内サーバー「ISO集約WEB SYSTEM」上の全拠点ISO書類約4,700文書に対し、データの閲覧や編集を行いISO関連文書を管理。期限前には自動でメールの通知が送られます。

業務の流れ

サービス本部から拠点へ作成依頼があります。拠点は内容と期限を確認の上、文書を作成し提出・承認を依頼します。サービス本部は文書を確認し、拠点へ修正依頼をします。拠点は修正箇所を確認の上、文書を修正し再提出・承認を依頼します。サービス本部は修正を確認し文書を受理します。

導入のきっかけ

本部・拠点ともに、ISOの取り組みをスムーズに対応できる新システムの構築を検討。

写真:拠点で画面を操作する様子

ダイキン工業株式会社のサービス本部では、ISO認証拠点が70箇所に分散している環境で、ISO記録の取りまとめに関して、いくつかの課題を抱えておられました。提出期限に全データを集約しにくいことや提出フォーマットの記載ミスなどがあり、その都度、督促や説明の電話・メール連絡を行うなど、フォロー業務にかなりの時間を費やしておられました。また、拠点側も、多忙な日常業務の中では、ISO業務について、いつ、何をしなければならないのかを常に把握して対応することが困難な実態もありました。そこで、ISO関連の業務を記録の作成から保管までをシステム上で一括管理・処理できるシステムの再構築を検討。複数社の提案から、現状のシステムに追加し低コストで再構築できるパッケージシステム、オペレーションの使いやすさ、画面の見やすさ、汎用性などを高く評価され、WEB版ドキュメント情報管理システム「FullWEB」の採用を決定されました。

導入後の感想

ペーパーレスや業務の効率化に加え、拠点間の情報共有化につながり、ノウハウの蓄積にも貢献。

画像:優秀賞の賞状ダイキン工業株式会社内
2018年度 環境取組事例発表会でサービス本部 企画部様が優秀賞を受賞。

写真:サービス本部 企画部
コンプライアンスグループ
グループリーダー
西垣様
写真:サービス本部 企画部
コンプライアンスグループ
西山様と東山様

サービス本部の西垣様は、「新システム導入により、本部は拠点の取り組み状況をリアルタイムに把握ができ、拠点への督促メールが自動配信されるので期限管理に一役かっているうえ、拠点からの問い合わせもずいぶん減りました。一方、拠点では書類の閲覧・検索機能により他拠点の取り組みや過去の情報などの蓄積された情報を収集、参考にしながら業務の質を向上するなど、情報の利活用がされています。」とシステム導入による様々な効果を実感されています。また、サービス本部の西山様と東山様は、「ペーパレス化で紙の使用量は従来比約33%削減、業務の効率化で作業工数の削減は年間約1,156時間という実績を上げることができました。社内の2018年度環境取組事例発表会では、本成果について『ISO集約WEB SYSTEM 導入による環境負荷・工数の削減』をテーマとして発表し、優秀賞を受賞することができました。本システムの導入は、社内でも高く評価されました。」とおっしゃています。

今後の展開予定

利便性の高い「FullWEB」の電子承認機能は、 他の業務への活用を検討中。

今後は、 WEB版ドキュメント情報管理システム「FullWEB」の機能のひとつである電子承認システムは利便性が高く評判も良いので、ISO関連業務以外の社内連絡や部門内の様々な決裁文 書などへの活用拡大を検討されています。

画面:電子承認システム(サンプル画面)

プロフィール

写真:ダイキン工業株式会社のイメージ所在地:大阪府大阪市

ダイキン工業株式会社様は、1924年に大阪で創業して以来、数多くの日本初・世界初の技術や製品の開発により世界をリードし、世界で唯一、冷媒から機器開発、製造・販売、アフターサービスまでを自社で行う総合空調メーカーです。世界150カ国以上で事業を展開し、「温度」「湿度」「気流」「空気清浄」という空調の四要素を自在にコントロールすることで、様々な空調ニーズに応え続け、空気と環境の新しい価値を創るグローバル企業として、世界中の期待と信頼に応え続けておられます。

ホームページ(https://www.daikin.co.jp/新しいウィンドウで開きます

2018年12月発行

導入製品

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