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導入事例

グローリー株式会社 様

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背景

5枚つづりの保守完了報告書を作業現場で手書きする手間や月平均4万枚にのぼる報告書の処理、大量の報告書から指定案件を検索する煩わしさや報告書の保管スペースなどたくさんの課題がありました。

効果

ドキュメント管理システム「FullWEB」の導入により、保守拠点では保守完了報告書を複合機でスキャニングするだけで自動登録できるようになり、また業務センターでは電子化された報告書が「FullWEB」に格納されることで、報告書保管棚のスペースや管理が不要になったうえ、検索性が格段に向上。ユーザー別、期間別に報告書ファイルを請求処理にも活用できるなど業務効率が大幅にアップしました。

事例詳細

スキャニングした保守完了報告書を自動登録。基幹情報システムとも連携し、業務の効率化を実現。

写真:導入責任者
保守本部
保守IT推進部
部長 鈴木様

2018年3月に創業100周年を迎えられたグローリー株式会社様は新たな100年への更なる飛躍のため、様々な取り組みをされています。国内のお客様先に設置されたグローリー製品の保守業務は、総勢約1000名のテクニカルスタッフが担っておられます。同社の保守本部では、お客様に安心してご利用いただけるサービス体制を整えるとともに、内勤業務の効率化を図るためにWEB版ドキュメント情報管理システム「FullWEB」を導入されています。お客様にサインをいただいた保守完了報告書を保守拠点の複合機でスキャニングすると「FullWEB」に自動登録され、同時に報告書の受付番号をOCR処理ツールで読み取り、基幹情報システムとも連携する仕組みになっています。電子化された保守完了報告書は、ペーパレス化による経費削減に貢献し、保守拠点や業務センターの業務効率化にもつながっています。WEB版ドキュメント情報管理システム「FullWEB」は、保守業務の社内ドキュメント共有基盤として日々活用されています。

写真:お客様サイン済みの保守完了報告書を複合機でスキャンすると「FullWEB」へ自動登録。(保守拠点)

写真:複合機でスキャニングして「FullWEB」に自動登録された保守完了報告書を確認中。(事務センター)

導入時、特にご評価頂いたポイント

  • 保守完了報告書の受付番号をOCR処理し「FullWEB」に登録することで、承認、検索、照会などをシステム上で対応できること。
  • 業務拡大にも対応できるドキュメント共有基盤を構築できる「FullWEB」の汎用性。

システム概要図

お客様先、保守拠点、業務センターにおける業務の流れを説明しています。

導入のきっかけ

業務プロセスの効率化の一環として、紙媒体の保守完了報告書の運用方法を検討。

写真:5枚つづりの保守完了報告書と
電子化された保守完了報告書

グローリー株式会社 保守本部様は、「最適業務プロセス構築と効率化」の取り組みの中で、保守作業報告の運用方法の改革に着手。5枚つづりの保守完了報告書を作業現場で手書きする手間や月平均4万枚(国内全社)にのぼる報告書の処理(基幹情報システムへの入力や業務センターへの原紙郵送等)、大量の報告書から指定案件を検索する煩わしさや報告書の保管スペースなどたくさんの課題がありました。まず、受付番号の読み取り自動化と基幹データとの紐付け、業務センターでの紙報告書の保管廃止などを目的に、保守完了報告書の電子化によるペーパーレスを目指したシステムを検討されました。数社の提案の中から、複数の課題解決が短期間で図れ、ドキュメント共有基盤に相応しく、将来的に適用業務の拡大も期待ができるWEB版ドキュメント情報管理システム「FullWEB」の採用を決定されました。

導入後の感想

ペーパレス化による事務所スペースや経費の削減、業務効率の向上を高く評価。
写真:保守本部 保守IT推進部 保守IT推進2グループ
グループマネージャー
石川様
アシスタントマネージャー
中野様
アシスタントマネージャー
田中様

保守本部 保守IT推進部 保守IT推進2グループの皆様は、「『FullWEB』の導入により、保守拠点では5枚つづりの保守完了報告書の煩雑な入力処理をしなくても、複合機でスキャニングするだけで『FullWEB』に自動登録されるようになり、処理工数や経費が削減されました。また、全国の保守完了報告書が集約されていた業務センターでは電子化された報告書が『FullWEB』に格納されることで、報告書保管棚のスペースや管理が不要になったうえ、検索性が格段に向上したので、社内での照会やお客様からの問い合わせに迅速に対応できます。さらに、基幹情報システムと連携している『FullWEB』からユーザー別、期間別に報告書ファイルを抽出し請求処理にも活用できるなど業務効率が大幅に向上しました。」とおっしゃっています。

今後の展開予定

電子サインの導入によるペーパレス化とテレワークによる働き方改革も試行中。

写真:お客様先で保守完了報告書を入力。モバイルプリンターで印刷し、お客様にサインを頂く。将来は電子サイン化し、ペーパーレスへ。

今後は、作業完了報告書に電子サインを導入して完全ペーパレス化を図るなど、「FullWEB」をベースにさらなる業務革新を目指されています。また、保守完了報告書のスキャニングをスマートフォンで実施することで、テクニカルスタッフの直行直帰勤務を可能にさせるなど、テレワークによる働き方改革にも取り組まれています。

プロフィール

写真:グローリー株式会社の本社本社所在地:兵庫県姫路市写真:主力商品
「オープン出納システムWAVE」

1918年創業のグローリー株式会社様は、1950年国産初となる硬貨計数機を世に送り出し、現在は通貨処理機のパイオニアとして世界100ヵ国以上で金融や流通・交通、遊技市場などで、業務の効率化、厳正化に貢献する数々の製品で活躍しています。「私たちは『求める心とみんなの力』を結集し、セキュア(安心・確実)な社会の発展に貢献します」という企業理念のもと、各国のニーズを先取りした先進的な製品やサービスを提案し、グローバル展開に取り組まれています。

ホームページ(http://www.glory.co.jp/新しいウィンドウで開きます

2019年1月発行

導入製品

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  • FullWEBは、株式会社コネクテッドの製品です。
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