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導入事例

株式会社 生活の木 様

株式会社生活の木様の本社ビル

ハーブ・アロマテラピー業界のトップ企業として知られる「生活の木」では、店舗と商品本部との連携を図るため、シャープのハンディブレイン「RZ-H220」を導入。PHS通信機能を活かして発注業務の電子化に踏み切った。急速に店舗網を拡大するなかで、 急務となっていた業務の合理化を効率的に実現している。

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(注) 写真は、東京都渋谷区神宮前の本社ビル。1階は店舗で、上層階にはトリートメントサロンやスクールなどもある。

導入の背景

紙ベースの発注業務を電子化によって合理化へ

株式会社生活の木様 経営管理室室長 水上康弘氏経営管理室室長
水上康弘氏

ハーブを利用したアロマテラピー関連製品の輸入・企画開発・加工・製造など幅広い業務を行って急成長している株式会社生活の木は、約四半世紀にわたり、ハーブある生活(ハーバルライフ)を日本に紹介し、創造してきた企業だ。

現在では、ハーブの原産地である世界32カ国のパートナーファームやオーガニックコラボレーションからハーブとエッセンシャルオイルを直輸入、ストックし、高品質管理されたハーブ素材のあらゆる需要に対応する体制を整えている。

消費者向けの店舗も百貨店内のインショップなどの形態を中心に100店に達し、現在も急速に店舗網を拡大中。こうした成長の過程で、特に発注業務の合理化が大きな課題となっていた。

商品の物流拠点となる商品本部は岐阜にあり、各店からの注文を受け付けて倉庫からピッキング、出荷するのが基本的なフロー。これまでは、各店で品番や数量などが書き込まれた注文書を紙で起こし、ファックスで商品本部に送っていた。さらにこのオーダーをオペレーターが基幹システムに入力する作業も必要だった。

「ある程度の規模までは何とかなっていたのですが、この5〜6年で店舗の数が急速に増えてくると、特に商品本部における入力作業のマンパワーが多く必要になったため、人員の増強も図ったものの、やはりどうしてもシステム化が必要だという認識が強まってきました」と経営管理室室長・水上康弘氏はいう。

店舗の営業終了後に発注が殺到し、翌日早朝から入力作業を開始するものの、負担も大きく、商品の出荷にも時間がかかることになる。もちろん、手書き注文と入力の二つの過程でミスが発生する可能性も大きくなってしまう。

こうした問題に対応するために同社ではさまざまなシステム化の手法を検討してきた。できるだけ業務負担の少ない手法で、安いコストでの導入を実現する。

こうした課題に対してパソコンを使ったWeb入力や、ハンディターミナルと無線LANを使った通信も検討してきた。「そうした中で提案を受けたのがシャープのハンディブレイン『RZ-H220』でした。あらかじめ装備されたウィルコム社のPHS網を使った通信機能によって、無線LANなどの通信システム連携による複雑なネットワークを構築する必要がなく、大きな液晶画面は見やすく操作もしやすい。現場のスタッフに携帯電話感覚で手軽に使ってもらうためにも、最適だと考えました」(水上氏)

店舗数の増加は早急な合理化をせまられていた。「RZ-H220」の導入は、そうしたタイミングを見計らって実行された、非常に戦略性の高いシステム投資といえそうだ。

システム概念図
株式会社生活の木様の業務用携帯端末(ハンディターミナル)システム概念図

現在の活用状況

操作性のわかりやすさを重視し大幅な業務の効率化を実現

店頭使用例:業務用携帯端末(ハンディターミナル)でバーコードをスキャンして、テンキーで数量を入力するだけで操作できる。店頭ではバーコードをスキャンして、テンキーで数量を入力するだけで操作できる

実際にシステムが稼働したのは2009年の7月初旬から。百貨店など大型商業施設内の店舗では、限られたスペースの中で発注業務はもちろん、接客に集中する必要がある。

営業終了後に発注業務をとりまとめて行う場合も、商業施設全体のセキュリティ基準に合わせて退店する必要があるため、時間の制約もある。

「こうした条件のため、操作の手軽さと速さが何よりも重要でした。液晶が見やすくきれいな『RZ-H220』を導入したのも、ひとつはそうした機能面を重視したからです。また店舗スタッフは業態特性上若い女性が多く、必ずしも電子機器の機械操作に慣れていない。“ケータイ感覚”で利用できるよう、タッチ画面でもテンキーでも入力できるようにカスタマイズし、業務のスピードと精度の向上を図りました」(水上氏)

操作画面
株式会社生活の木様の業務用携帯端末(ハンディターミナル)RZ-H220のメインメニュー、発注登録、発注送信の操作画面例。
(注) 左からメインメニュー、発注登録画面、発注送信画面。
ケータイ感覚で簡単に操作できるように工夫してある

現状では、各店舗でカテゴリー別の担当者が必要な発注商品についてバーコードをスキャンして数量を入力。これを店舗別にとりまとめて、営業終了後に送信している。

通信ツールとしてはシャープの「MCOP(エムコップ)」を導入。「MCOP」は、基幹システムとの連携に必要なツールで、新たに通信ソフトを開発する必要もなく、初期導入コストの軽減や運用開始までの期間も短縮できる通信連動ツール。

各店舗の発注データは、東京本社の店舗システムサーバに送られる。このデータは商品本部のホストシステムサーバに自動送信され、マスタ管理や受注、出荷などの業務に連携されていく。

水上氏は「現在稼働からまだ1か月程度ですが、安定して運用されており、何よりも現場スタッフからの評判がいい。操作性について工夫したため、使いやすさについては自信があったのですが、現場スタッフもマニュアルを支給しただけですぐに慣れたようです。その点まったく問題はありませんでした。また商品本部では入力作業のために早朝出勤する人員が必要なくなり、大幅に業務の合理化ができました」という。

現在商品本部では午後2時までの発注については即日出荷を目標としている。バーコードを読むだけで、確実に伝達される発注データを活用することで、ミスやトラブルもなく、処理スピードも大きく向上した。同社のシステム導入は狙い通りの成功をおさめている。

将来の活用イメージ

棚卸業務やカメラ機能など幅広い活用シーンをイメージ

現在のところ発注業務中心にして活用されている「RZ-H220」だが、今後は棚卸にも活用できないかと考えている。「棚卸業務は、店頭にレジがあるだけでPOSなどの処理システムが入っていないため、商品管理や売上管理面でも重要です。しかし、棚卸自体の回数は店頭接客に集中する意味でも減らしたい。できる限り簡単に、負担のない形で実施していきたいわけです」(水上氏)

「RZ-H220」の活用については、棚卸以外にも内蔵されたカメラ機能を使って、店舗ディスプレイの成功事例の情報共有や、不良品のチェックなどでの使用も考えている。今回の導入は、同社のさまざまな業務を大きく変革していくことにつながりそうだ。

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