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導入事例

株式会社フォローアップシステムズ 様

住所:
東京都千代田区神田須田町1-7 カンナ須田町ビル 10F
事業内容:
コンピュータネットワークシステムの構築及び販売
ソフトウェアの開発及び付随する技術の提供
URL:
http://www.fus.co.jp/index.html 新しいウィンドウで開きます

写真: 株式会社フォローアップシステムズ様

複合機の「ログ管理」で、紙書類のセキュリティを高める。

写真: セキュリティポリシーを策定されたネットワークソリューション営業部の天坂課長(右)と中村氏顧客に「セキュリティ」を勧めるには、まず自社内からと社長様の熱い思いでドキュメント管理に取り組まれているフォローアップシステムズ様。
ICカード認証+SharpAccountant Liteによる「ログ管理」が、紙書類の安全性を高めると同時に、社内のセキュリティ意識向上に役立っています。

導入前の課題

見落としがちだった紙文書のセキュリティ

仕事柄、パソコンやそのデータの扱いには慎重であるのに対し、プリントアウトした書類が出力機器のトレイに放置されていたり、机上に無造作に置かれている…。紙書類がぞんざいに扱われている様子を見て、「このままでは、会社としての評価、信頼度にも影響しかねない」と、社長様がドキュメント管理の必要性を強く意識されるようになりました。

複合機のセキュリティを高めたい

コピー、FAX、プリントアウトと、様々な書類の出入口である複合機は、実はパソコン並みにセキュリティ対策を講じるべきではないだろうか…。お取引先に対して「セキュリティ」を提案している立場からも、ドキュメントセキュリティに、もっと積極的に取り組まなければいけないと考えていました。

導入後の改善ポイント

ポイント1:紙文書も管理できる環境へ

写真: 複合機ご利用の様子複合機のユーザー認証には社員全員が持っているFeliCa(Suica・PASMO)を採用。ログ管理にはSharpAccountant Liteを導入。これにより万一、複合機から出力された書類(プリントアウト、コピー、FAX)から情報漏えい等が起こってしまっても、原因の追跡が可能になります。
また、ドキュメントセキュリティポリシーを策定し、「データを出力するところまでしっかりと把握できる」環境を構築する中で、社内のセキュリティ意識も徐々に高まってきています。

ポイント2:「やさしく名刺ファイリング」連携で顧客管理も一元化

ドキュメント管理の一環として顧客情報の管理にも取り組みました。「やさしく名刺ファイリング」を導入することで、これまで名刺という紙媒体で個々が管理していた顧客情報を、データベース化し一元管理することで、セキュリティ性はもちろん、情報活用の幅も大きく拡がりました。

2007年10月発行

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