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導入事例

株式会社阪急交通社 様

住所:
大阪市北区西天満6-4-18
事業内容:
旅行業 貨客販売代理店業
利用航空運送事業 船舶利用運送業 等
URL:
http://www.hankyu-travel.co.jp/新しいウィンドウで開きます

写真:文書のデータ化を推進中の皆様 左から柴山係長、長谷取締役執行役員、面谷係長

5ヶ月5万枚の文書を効率保存。SharpFiling で問題解決。

関西国際空港で、輸入貨物の税金支払い代行業務を担当される部署が、シャープファイリング機能搭載のデジタル複合機を導入。大量書類の効率的なファイリング保存と作業の効率化に大きな威力を発揮しています。

導入前の課題

書類作成とコピー量が膨大

国際輸送事業本部・西日本営業本部・輸入営業部の主な業務は、輸入貨物の税金支払い代行と貨物の集配。そのため通関手続のための書類、得意先からの委任状、送り状など膨大な書類を作成しなければならず、しかも月平均1万枚ものコピーが必要で、トラブルなくスピーディーに処理できるマシンを探していました。

大量の保存書類をデジタル化したい

税関関係の書類は数年間の保存が義務付けられているものが多く、その量も膨大になるため、保管用の倉庫を借りていますが、これらをデジタル化して保管スペースのスリム化を図ることを検討していました。

誰でも処理できる簡単操作のマシンを

日々の業務に支障なく、スムーズに大量文書のデータ化を進めていくには、慣れるまで時間のかかる大掛かりなネットワークシステムではなく、誰にでも分かりやすく、簡単に使えるシステムが必要でした。

導入後の改善ポイント

ポイント1:SharpFiling が便利

写真: パソコンとデジタル複合機のネットワークシステムで作業の合理化を実現シャープファイリング機能なら、電子文書と紙文書をひとつに統合・ 管理でき、しかも個人の文書から部門の共通資料まで必要に応じて取り出したり、得意先に送信できるため、情報が効率よく活用できるようになりました。

ポイント2:コピー感覚でスキャニングできる

コピーを取るのと同じ感覚で紙文書が取り込めますから、誰でも簡単に作業できます。そのため導入後5ヵ月で5万枚もの書類がデジタルファイルでき(オプションの拡張キット活用)、デスクの周りや文書棚に溢れていた書類が大幅に減少しました。

ポイント3:セキュリティ機能にも満足

さまざまな得意先情報をデータ化するため、機密保持には万全の注意が必要ですが、シャープファイリングなら パスワード設定で特定の人しかアクセスできないので、セキュリティ対策も十分。またセキュリティキットにより、作業終了後マシンに残るデータの暗号化と自動消去を行ってくれるのも安心感を高めてくれます。

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