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導入事例

株式会社ハシモト 様

住所:
山口県宇部市小松原町1-6-21-1
事業内容:
各種工業炉設計施工 築炉工事設計施工 各種プラント工事
URL:
http://www.hashimoto-inc.net/index.html 新しいウィンドウで開きます

写真: 株式会社ハシモト様

複合機を使ったソリューション導入で、膨大な申請書処理の効率化に成功。

写真: 社員の皆様これまで膨大な時間と手間をかけて行っていた補修工事に伴う大量の申請書作成が、複合機とPDF ソリューションの連携で、素早く、確実に行えるようになりました。

導入前の課題

手書き作業の効率化を図れないものか

セメントを作る工業窯のメンテナンスを専門に事業を展開していますが、実際のメンテナンス工事時はもちろん、入札や、その前の参加資格を得るところから各種申請が必要になります。かつてはこれらすべてを手書きで行っていました。

大量の書類にかかる作業量を減らせないか

メンテナンス工事に入る際は、少ないところで1社3枚程度の申請書が必要で、大規模な工事になると30〜40枚の申請書が必要になります。この作成はそれはたいへんな作業でした。

申請書作成をスピードアップしたい

しかも、どこのセメント工場もメンテナンスの時期が同じなので、どうしても仕事が重なってしまうんです。メンテナンス業は全国に競争相手がいるので、一刻一秒を争って、所定の用紙に間違いなく書き込まなくてはならないんです。

導入後の改善ポイント

ポイント1:大幅な時間短縮を実現

複合機で読み取った書類を入力可能なPDF としてパソコンに送り、あとはキーボードで入力するだけ。手書きの煩わしさが解消され、時間にするとおおよそ半日かかっていたものが1、2 時間で済むようになりました。しかもこれまで書き直しがあると、全書類を直さなければいけませんでしたが、この複合機ならあっという間に修正できます。

ポイント2:作業の簡略化と正確さを両立

記入事項が間違いなく、作成できるのも助かります。よく使う言葉を保存し、書類にコピー&ペーストするだけで作業を簡略化できます。また、手書きは遅いだけでなく、どうしても間違いが起きてしまいます。この点でもコピー&ペーストならより正確な作業ができ、申請書作成の強い味方になっています。

ポイント3:スピード化で競争力もアップ

写真: 複合機のタッチパネル複合機のタッチパネル操作も実に簡単。申請書づくりをスピードアップできたことで、どんなに仕事が重なっても、間に合わせることができるようになり、競争力アップにもつながっています。

2008年3月発行

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