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導入事例

社会福祉法人 萌 様

奈良県/大和郡山市(本部)
2001年に法人設立。奈良県内に5つのエリアブロック、24の事業所を展開し、「就労事業」「地域活動事業」「生活支援事業」という、3つの事業を柱に総合的な社会福祉サービスを提供されています。

拠点間の情報共有にData Cabinet Onlineを活用
膨大な書類の効率的な一元管理に貢献しています

写真:社会福祉法人 萌様

2013年1月より、全24事業所間での書類 および情報共有のために導入。
(販売:オフィスネットエンタープライズ株式会社 様)

導入前の課題

事業所単位で個別に書類を管理。修正や更新が発生した際は、メールを送り合い共有していましたが、「最新版がすぐにみつからない」「古いデータを使用した」等の問題が生じていました。

こんなソリューションを実現しました

  • アクセスするだけで、誰でもすぐに最新版データを入手。メールやパソコンから探し出す手間が省け、誤って古いデータを使用するミスもなくなりました。
  • 書類だけでなく、資産や知識も効果的に共有。クラウドサービスを活用することで、新たな共有化の取り組みも動き始めています。

導入の背景

事業所ごとに管理していた書類の共通化と一元化を模索していました。

オフィスネットエンタープライズ株式会社 代表取締役 山本 登志幸様

報告書や議事録から、各種規程、帳票類まで、私たちが日々取り扱う書類は膨大な数に上ります。また、福祉関連の法律は改正が多く、その度に書類の更新が必要です。しかし、事業所単位での管理に任せていたため、メールを送り合って情報を共有するのが精一杯。メールで届いた最新版の書類をそのままメールボックスで管理する事業所もあるなど、「必要な書類がなかなか見つからない」「旧式フォーマットで書類を作成した」等の問題があり、以前から対策に頭を悩ませていました。

選ばれた理由

個人情報を保護するセキュリティの高さと費用対効果が決め手となり導入を決断。

社会福祉法人 萌 総施設長 (左)吉川 郁子様 (右)六田 豊彦様

「情報を上手く共有できないか?」と、複合機で取引のあったオフィスネットエンタープライズさんに相談をもちかけたところ、提案されたのがData Cabinet Onlineです。まさしく思い描いていた通りのサービス内容で、すぐに興味を持ちました。ところが、私達が扱う書類は個人情報が含まれるものも多く、利便性を求める反面、セキュリティも疎かにはできません。相談を重ねることで、安心して利用できることを説明していただき、セキュリティ面への不安も解消。費用対効果の面でも納得がいくと判断し、導入を決めました。

導入後の効果

書類探しの労力とミスから解放、外出先から確認できる点にも満足。

クラウド上の共有キャビネットには、誰もがアクセス可能。個人情報が絡む書類の共有に向けて万全な運用法を構想中

更新した書類はその都度、クラウドにアップ。事業所単位での管理を止め、クラウド上での一元管理に切り替えました。このおかげで、いちいち探さなくても、最新版データがすぐ手に入り、誤って古いデータを使用するミスもなくなって、とても大助かりです。むしろ、「いままでのやり方で、よくやっていたな」と感心するほど。外出先のノートパソコンからでもアクセスして、すぐに最新版の書類が確認できるため、外回りの職員からも好評です。

今後の展望

新たな発見と試行錯誤を繰り返し、クラウドを活用した取り組みを始動。

外出先ではノートパソコンからアクセスして書類を確認(左)	複合機と連携して、紙文書の電子化も今後の検討課題(右)

使い始めたばかりで、いろいろと発見があり、試行錯誤しているところです。手始めにエリアごとで保有している専門書やDVDを一覧にした、書籍リストを作成しました。欲しい資料をすぐに融通できるようになり、重複購入する無駄もなくなりました。今後は、全職員が把握しておきたい講習会やイベントを動画撮影してクラウドにアップするなど、知識の共有化にも力を入れたいと思っています。

システム概念図

図:ファイルの閲覧・アップロード・ダウンロード

2013年3月発行

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