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導入事例

積水ポリマテック株式会社 様

住所:
東京都港区芝5-31-19
事業内容:
住宅建材、一般工業材等の各種加工及び素材企画・販売
URL:
http://www.sekisui-polymatech.com/ 新しいウィンドウで開きます

写真: 企画管理部 システム担当伊藤様

コピー・ファクス・スキャナ機能を一本化
コスト意識の向上で経費削減を実現

デジタルフルカラー複合機のもつ様々な機能が、業務効率向上、経費削減に貢献。新しいビジネススタイルを提供しています。

導入前の課題

社員カードをもっと有効に活用したい

写真: 社員カード社員が各自持っている社員カードは、これまで事務所の入退室認証管理にしか使用していませんでした。今回、従来の社員カードをそのまま利用することで、複合機の使用枚数を社員各自毎に管理できることを知り、有用な機能だと感じました。

紙による書類管理が非効率だった

ほとんどの書類のやりとりや保管は紙で行われていました。ペーパーレス時代にふさわしい、もっと効率的な管理・活用のスタイルはないかと考えていました。

ミスコピーによる紙の無駄を解消したい

特に縮小コピーを行う時などに、文書の一部が切れてしまうなど、想定した仕上がりにならないミスコピーが多くあり、用紙の無駄遣い、余計な経費の発生につながっていました。

導入後の改善ポイント

ポイント1:各自の使用枚数まで管理できるようになりました

写真: 複合機[MX-5000FN]の導入により、これまで使っていた社員カードを、そのまま複合機の認証にも活用できるようになりました。これにより各自の使用枚数まで管理できるようになり、社内のコピーに対する意識も変わり、無駄な使用を減らすことができました。

ポイント2:書類の電子化で管理も共有も容易になりました

スキャナ機能を活用し、社内の保管文書を電子データ化。効率的な文書管理はもちろん、「共有フォルダ送信スキャン」機能を使えば、スキャンしたデータを直接、共有フォルダに保存できますので、社員の誰もが手軽に文書を閲覧したり、情報を共有できるようになりました。また重要書類等が紛れ込んでしまうようなことも減り、紛失のリスクも軽減されました。

ポイント3:「見てからコピー」の活用でミスコピーを削減

事前に仕上がりを操作パネル(8.5インチカラー液晶)で確認できる「見てからコピー」機能を使うことで、コピーの失敗を削減。ミスコピー防止を定着させるため、強制的にこの機能を使いプレビューするように設定することで、社員の意識付けにもつながっています。

2009年9月発行

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