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導入事例

福島県 柳津町役場 様

住所:
福島県河沼郡柳津町大字柳津字下平乙234
職員数:
86名(事務系職員60名)
町の概要:
福島県会津若松市から西へ、
新潟県との県境に立地する、観光と農林業の町
URL:
http://www.town.yanaizu.fukushima.jp/ 新しいウィンドウで開きます

写真:総務課総務班 主査 田崎治様

コピー、プリント経費を75%削減。目で見える行政改革を牽引!

写真: 柳津町役場単機能のOA機器類を複合機に集約。さらにユーザー認証と運用管理ソフトによる使用状況・経費の"見える化"でオフィス改革を実現しています。

導入前の課題

膨大に増えてしまった機器を整理したい

事務機器は日進月歩で機能アップしていますが、その時々で必要な機器を採用していました。その結果、60名の職員で100台以上のコピー機、プリンタ、FAX等を導入し、利用していました。

使用状況の把握が困難でコスト意識も高まらない

事務機器が多数ある中で、職員の各個人は使いたい放題の状況で、なかなかコスト意識が高まりませんでした。しかも実際の使用状況の把握が難しく、有効な解決策が見出せない状況でした。

機器の増加に伴い保守管理の手間も増大

事務機器はハードだけでなく、使用状態を維持するメンテナンスも重要ですが、機器の広がりが影響してメーカー、保守会社が12社にものぼり、管理そのものが手間のかかる状況になっていました。

導入後の改善ポイント

ポイント1:機器の集約で業務効率、スペース効率ともに改善

これまで、バラバラの単機能のコピー機、プリンタ、FAXをカラー複合機に集約し、効率的な使用環境としてECOオフィスを実現。事務スペースの余裕も生まれ、業務効率がアップしました。

ポイント2:ユーザー認証でコスト意識が向上

事務機器の見直しだけでなく、この機会に職員証と複合機のユーザー認証を兼用できる仕組みを採用し、複合機を使用する為には、ユーザー認証が必要なシステムとしました。これによって特にカラーコピーの使用枚数が大幅に抑制され、75%もの大幅なコストダウンを達成しました。

写真: 複合機のユーザー認証

ポイント3:使用状況の「見える化」で運用効率を向上

複合機の運用管理ソフトをこの機に導入し、パソコンで一元管理できるようになり、目で見えるグラフや図表を使って使用実態をチェック・分析し、効率的な運用を実現しました。

2009年12月発行

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