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学校・教育機関でのネットワークプリント

導入事例

京都産業大学様

https://www.kyoto-su.ac.jp/

京都産業大学様は1965年に開学し、学祖荒木俊馬が掲げた「建学の精神」を根本理念として、国際社会で活躍できる人材の育成に注力されています。
2019年には10学部・9研究科を擁し、2022年には約15,000名の学生が集う一拠点総合大学に発展されます。

  • 岡田光博さん
    担当の岡田光博さん
  • 京都産業大学 京都産業大学

※今回ご紹介しますNTT西日本様の「証明書発行サービス」は、シャープ株式会社のマルチコピー機のネットワークプリントサービスを活用したサービスです。

1.導入の経緯

「就活中、証明書を取得するために大学まで足を運ぶことが負担!」何とかしてほしい!

「証明書発行サービス」を導入する前は、在学生は学内に設置された証明書発行機で、卒業生は大学窓口または郵送申請で各種証明書(成績証明書、卒業証明書など)を取得していました。
在学生は夏休みなど長い休暇中には、証明書を取得するために大学まで足を運ぶことが負担になっていましたし、卒業生にとっても、郵送による申請が煩雑で手間がかかっていました。
また、証明書発行機は台数が少ない上に経年劣化による故障も多く、特に就活中の在学生にとっては、忙しい時期に長蛇の列に並ぶような状況もあり、改善策を講じる必要に迫られていました。
しかし、証明書発行機の入れ替えには、数千万円単位の費用が必要なうえ、維持費用もかかります。
機器の入れ替えの際のシステム移行は、データの修正で時間も労力もかかり、大学側の負担は大きなものでした。
これらの証明書発行に伴うさまざまな課題に対して、NTT西日本様より「証明書発行サービス」のご提案を頂きました。
「証明書発行サービス」は、コンビニエンスストアのシャープ株式会社のマルチコピー機を利用し、各種証明書が発行できるサービスです。
サービス導入で、在学生や卒業生の利便性が向上し、大学窓口業務・運用コストの負担軽減にも繋がると判断し、導入を決定しました。

2.導入後のご感想

コンビニエンスストアで証明書が発行できるうえ、大学側は手続きの説明時間が8割、郵送手続き作業量も6割以上削減!

「証明書発行サービス」への移行期間はわずか3ヵ月ほどで非常にスムーズに行うことができました。
サービス導入後、在学生や卒業生は「証明書発行サービス」を利用して、都合の良い時に身近なコンビニエンスストアでマルチコピー機を利用することにより、各種証明書の取得ができるようになりました。
「帰省している時でも、すぐに取得できるので助かる」「大学まで証明書を取りに行く時間と交通費を考えると、手数料は気にならない」など、在学生や卒業生に好評です。
サービス導入当初は、学内では証明書発行機を併用していましたが、状況から利用が進んでいると判断し、「証明書発行サービス」導入3年目に証明書発行機を完全に廃止しました。
一方、大学窓口担当者は、証明書発行業務が大幅に軽減されました。
郵送申請手続きを説明していた頃に比べ、現在はコンビニエンスストアでできる証明書発行サービスのWebサイトを案内するだけでよく、説明時間が8割削減。
また、卒業生の証明書発行では郵送申請よりコンビニエンスストアでの取得率が増え、郵送申請にかかる作業量は導入前と比較して6割以上も削減できました。
「証明書発行サービス」は、在学生や卒業生に加えて大学側にとっても、非常に有益なサービスと実感しており、導入して本当に良かったと思っています。

※NTT西日本様の「証明書発行サービス」
https://www.ntt-west.co.jp/business/cloud/lineup/university_certificate.html新しいウィンドウで開きます

証明書発行される証明書の一例

  • 当サービスは下記のコンビニエンスストアでご利用いただけます(50音順、一部店舗を除く)。
    お近くの店舗でご利用ください。
    セイコーマート、ファミリーマート、ローソン
    ※一部店舗ではご利用いただけないサービスがあります。
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  • Androidは、Google LLCの商標または登録商標です。
  • Microsoft, Excel, PowerPointの名称は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における商標または登録商標です。
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